設備台帳はExcel、点検記録は紙、取扱説明書は共有サーバー。同じ設備の情報なのに、集めるだけで手間がかかる。困っているのは情報が無いことではなく、情報どうしがつながっていないことです。設備情報が散らばる4つの理由をほどき、設備を起点にひとつへまとめる方法を、実際の画面とあわせて解説します。
設備情報が散らばるのは、管理していないからではなく管理する場所が分かれているから。設備を起点に、基本情報・故障履歴・点検記録・関連ドキュメントをひとつに紐づけることが、必要な情報へたどり着くための土台になります。
台帳・記録・資料がそれぞれ別の場所にあり、同じ設備の情報を集めるだけで手間がかかる。どこに何があるかを知っている人がいないと動けない。
工場・ラインの階層から設備を選ぶと、型式・メーカー・設置年月といった基本情報と、故障履歴・点検記録・関連ドキュメントを同じ場所で確認できる。
設備を起点に必要な情報へたどり着ける。引き継ぎの前提がそろい、記録が次に活かせる形で貯まりはじめる。
多くの現場に、設備台帳はすでに存在します。問題は、台帳と、その設備にまつわる他の情報が別々に管理されていることです。
設備の一覧はExcelにある。点検記録は紙のバインダー。取扱説明書は共有サーバー。部品の情報は購買の管理表。それぞれは正しく管理されていても、同じ設備の話であることが記録されていないため、一つの設備について知りたいときは、置き場所を順に当たることになります。
この状態は、日々の運用では大きな問題に見えません。慣れた担当者がどこに何があるかを覚えているからです。困りごとが表に出るのは、担当が変わったとき、拠点をまたいで確認が必要になったとき、そして設備が止まったときです。
現場でよく挙がる要因を整理すると、次の4つに分かれます。いずれも「設備を起点に情報をたどれない」という一点でつながっています。
台帳は管理部門、点検記録は現場、資料は共有サーバー、というように、作る人と保管場所が情報ごとに分かれています。もともと別の目的で作られてきたため、置き場所が違うこと自体は自然な結果です。
ただ、必要になるのはたいてい「この設備について、まとめて知りたい」という場面です。目的が変われば、必要な形も変わります。
正式な設備名、現場での通称、管理番号。同じ設備を指していても、資料ごとに呼び方が違うと、機械的に突き合わせることができません。名寄せの作業そのものが、情報を集めるコストになります。
拠点や部門が増えるほど、この揺れは大きくなります。
台帳を更新するのは管理部門、使うのは現場、という分担になっていると、更新の遅れが現場では見えません。設備を入れ替えたのに台帳が古いまま、という状態が起きます。
使う側が更新できない仕組みだと、現場は台帳を見なくなり、独自のメモが増えていきます。
「この設備に、どの部品が使われているか」「この設備の取扱説明書はどれか」というつながりは、多くの場合、担当者の頭の中にあります。記録されていないため、担当が変わると同じ調査をやり直すことになります。
部品の廃番が出たときに影響範囲がすぐ分からないのも、このつながりが記録されていないためです。
設備が止まったとき、情報を集める段階で時間を使います。担当者が変わるたびに同じ調査が繰り返され、引き継ぎのたびに知識が目減りします。記録は増えているのに、次に活かせる形にならず、点検記録も故障記録も「書いて終わり」になります。
Fixeyの「設備台帳」は、設備を起点に、基本情報と関連する記録・資料をひとつに紐づけて管理します。
散らばっていた情報の置き場所を変えるのではなく、設備という入口から、必要な情報へたどり着ける状態をつくります。どこに何があるかを覚えていなくても、設備を選べば関連する情報が並びます。
工場・ラインの階層をたどって設備を選びます。管理番号や正式名称を覚えていなくても、現場の構造のとおりにたどれるため、どの設備の話かをその場で特定できます。
選んだ設備の基本情報が一覧で表示されます。型式・メーカー・設置年月・設置場所といった、問い合わせや部品手配のたびに探していた情報が、同じ画面で確認できます。
その設備に紐づく故障履歴・点検記録・関連ドキュメントが、日付とともに並びます。「この設備で、これまで何があったか」「どの資料を見ればよいか」を、設備を起点にたどれます。
設備台帳は、情報を一元管理するための機能です。件数を数えたり傾向を見たりする場合は、故障データ分析をあわせてご利用ください。
設備に紐づいた資料は、ドキュメント検索の対象にもできます。設備からたどる動線と、内容から探す動線の両方を用意しておくと、「どの設備の資料か」が分かっているときも、「どこに書かれているか」を知りたいときも、同じ場所から進められます。
置き場所を覚えていなくても、設備を選べば関連する情報が並びます。「どこに何があるかを知っている人」に確認していた場面が減ります。
担当者が変わっても、同じ入口から同じ情報にたどり着けます。頭の中にしかなかったつながりが記録として残るため、引き継ぎのたびに調査をやり直す必要がなくなります。
設備に紐づいた形で記録が貯まると、後から切り口を変えて見られるようになります。傾向をつかむ段階に進むときの土台になります。
| 項目 | Fixey 導入前 | Fixey 導入後 |
|---|---|---|
| 情報の探し方 | 置き場所ごとに順に当たる | 設備を起点にまとめてたどる |
| 設備と資料の関係 | 担当者の頭の中にある | 記録として紐づいている |
| 引き継ぎ | 同じ調査をやり直す | 同じ入口から確認できる |
「設備情報が散らばっている」に対しては、次の2つの機能が中心になります。
Fixeyは必要な機能だけを選んで導入できます。すべてを入れる必要はありません。
工場・ラインの階層から設備を選び、型式・メーカー・設置年月といった基本情報と、故障履歴・点検記録・関連ドキュメントを同じ場所で確認できます。設備を起点に、必要な情報へたどり着ける状態をつくります。
機能の詳細を見る →
取扱説明書・手順書・図面・社内文書を横断して検索し、該当ページまで提示します。ファイル名や保管場所を覚えていなくても、知りたい内容を言葉で入力すれば、関連する記述と参照元をあわせて確認できます。
機能の詳細を見る →原因は同じ「情報どうしがつながっていない」ことにあります。
設備情報の散らばりは、資料の探しづらさや廃番の見落とし、傾向の見えなさとつながっています。近い課題もあわせてご覧ください。
この課題について、よくいただくご質問。
実際にお使いの台帳や記録を取り込み、設備を起点にどこまでたどれるかをご確認いただけます。対象データや検証したい業務を伺ったうえで、トライアル環境をご用意します。
