必要な資料は社内のどこかにある。それでも、保管場所がばらばらで、どれが最新か分からず、開くまで中身も分からない。現場が失っているのは資料そのものではなく、必要な記述にたどり着くまでの時間です。資料が探せない4つの理由をほどき、分散したドキュメントを横断検索で引き出す方法を、実際の画面とあわせて解説します。
資料が探せないのは、資料が無いからではなく分散していて探しにくいから。マニュアル・手順書・仕様書を横断して検索し、参照元とあわせて必要な記述を取り出せる状態をつくることが、探す時間を短くする近道です。
必要な資料は社内にあるのに、保管場所がばらばら・版が分からない・ファイル名から中身が読めず、探すより人に聞くほうが早い状態になっている。
知りたいことを言葉で入力すると、分散したドキュメントを横断検索し、関連する記述とその参照元をあわせて提示する。
ファイル名や置き場所を覚えていなくても内容から探せる。原本を確認したうえで作業に進めるため、確認のための待ち時間が減る。
設備のマニュアルや手順書は、たいてい社内のどこかに存在します。問題は、必要なときに取り出せないことです。
多くの現場で、資料そのものが不足しているわけではありません。むしろ長年のあいだに、取扱説明書・手順書・仕様書・図面が大量に積み上がっています。それでも「いま知りたい1箇所」にすぐたどり着けないのは、資料が置き場所・形式・版がばらばらのまま増え続けているからです。
この状態が続くと、資料を探すこと自体に時間がかかり、最終的に「詳しい人に聞く」ほうが早い、という判断に流れます。せっかく残してきた資料が使われないまま、また新しい資料が積み上がっていきます。
現場でよく挙がる要因を整理すると、次の4つに分かれます。いずれも「必要な記述にたどり着けない」という一点でつながっています。
共有サーバー、紙のファイル、担当者のPC、メールの添付。設備ごと、時期ごと、担当者ごとに置き場所が違い、「どこを見れば載っているか」の見当をつける段階からつまずきます。探し始める前の判断に時間がかかり、見つからなければ別の場所を当たり直すことになります。
保管ルールが定まっていても、実際の運用が個人の裁量に委ねられていると、時間の経過とともに置き場所は再び分散していきます。
同じ資料の版が複数あり、どれが現行のものか判断できないことがあります。ファイル名に日付や版番号が付いていても、その後に改訂されているかどうかは、開いて読み比べなければ分かりません。古い手順に沿って作業してしまうリスクを避けるため、結局は詳しい人への確認が必要になります。
改訂のたびにコピーが増えていくと、この不安はさらに強くなります。
型番だけ、日付だけ、あるいは連番だけのファイル名では、開くまで内容が判断できません。似た名前のファイルを一つずつ開いて確認する作業は、それ自体が探す時間の大きな部分を占めます。
スキャンした画像やPDFのように、ファイル名以外に手がかりが少ない資料ほど、この傾向が強くなります。
知りたいのは、数百ページの取扱説明書のうちの1箇所であることがほとんどです。目次や索引を頼りに近い項目を開いても、探している内容と違えば、その分だけ時間が積み上がります。分厚い資料のどこに答えがあるかを探す作業は、資料が手元にあってもなお時間を要します。
複数の資料にまたがって確認が必要な場合は、それぞれを開いて突き合わせる手間も加わります。
トラブル対応のたびに資料を探す時間が発生し、停止時間が延びます。さらに、資料が活用されないまま蓄積され、せっかく残してきた情報が使われない状態が続きます。探しにくさは、そのまま「詳しい人に聞かないと進まない」属人化にもつながり、聞かれる側の負荷も下がりません。
Fixeyの「ドキュメント検索」は、複数の場所に分散しているドキュメントを横断して検索します。
質問に関連する情報と、その参照元をあわせて提示するため、どの資料のどこに書かれているかを確認しながら判断できます。ファイル名や保管場所を覚えていなくても、内容から探せる点が、フォルダをたどって探す従来のやり方との違いです。
マニュアル・手順書・仕様書・図面・社内文書などを、検索の対象として登録します。あちこちに分かれていた資料を、一つの入口からまとめて探せる状態にします。
「ポンプの交換手順」のように、探したい内容を言葉で入力します。正式な資料名やファイル名を覚えている必要はありません。取扱説明書・手順書・図面・社内文書をまたいで、関連する記述を横断的に探します。
入力した内容に関連する記述が、どの資料のどのページかという情報とあわせて示されます。数百ページの中から目的の1箇所を探す作業を、入力から結果までの一続きに置き換えられます。
提示された記述には参照元が示されます。どの資料の、どの章・どのページに基づくのかを開いて確認したうえで作業に進められます。版の新旧に不安があるときも、原本にあたって確かめられるため、古い手順に沿ってしまうリスクを抑えられます。
判断はあくまで担当者が行う前提です。Fixeyは、確認すべき原本に早くたどり着くための仕組みだとお考えください。
ドキュメント検索は、過去の故障履歴の検索とあわせて使うことで、対応の手がかりを増やせます。「過去に同じ症状があったか」と「手順書に何と書かれているか」を、同じ入口から続けて確認できます。メーカーへ問い合わせて回答を待っていた内容を、その場で確かめられるケースもあります。
「どこに置いたか」「誰が持っているか」を思い出すところから始める探し方が、知りたい内容を言葉で入力する探し方に変わります。保管場所やファイル名を覚えていなくても、内容から横断的にたどり着けます。
提示された記述には必ず参照元が付きます。原本のどこに書かれているかを確認したうえで作業に進めるため、「これは最新の版か」という確認のための往復が減ります。
資料を探せずに人へ確認していた場面の一部を、担当者が自分で確かめられるようになります。設備ごとに関連する資料を紐づけて管理すれば、設備を起点に必要な資料へたどり着く動線もつくれます。
| 項目 | Fixey 導入前 | Fixey 導入後 |
|---|---|---|
| 資料の探し方 | 保管場所を記憶頼りに探す | 内容から横断検索する |
| 参照の確実性 | 版の新旧が分かりにくい | 参照元を確認して判断できる |
| 詳しい人への確認 | 探すより聞くほうが早い | 自分で確認して進められる |
「マニュアル・資料が探せない」に対しては、次の2つの機能が中心になります。
Fixeyは必要な機能だけを選んで導入できます。すべてを入れる必要はありません。
取扱説明書・手順書・図面・社内文書を横断して検索し、該当ページまで提示します。ファイル名や保管場所を覚えていなくても、知りたい内容を言葉で入力すれば、関連する記述と参照元をあわせて確認できます。
機能の詳細を見る →
過去の故障履歴から原因候補と確認すべきポイントを提示します。資料の検索とあわせて使うことで、「過去に同じ症状があったか」と「手順書に何と書かれているか」を同じ入口から確認できます。
機能の詳細を見る →原因は同じ「必要な情報にたどり着けない」ことにあります。
資料の探しづらさは、原因調査の遅さや記録の残り方とつながっています。近い課題もあわせてご覧ください。
この課題について、よくいただくご質問。
実際にお使いのマニュアルや手順書を取り込み、必要な情報を取り出せるかをご確認いただけます。対象データや検証したい業務を伺ったうえで、トライアル環境をご用意します。
